سر و سامان دادن به کارهای اداری با یک موبایل ساده

اگر یک گوشی هوشمند که از جدیدترین فناوری های روزِ گوشی های همراه برخوردار است را داشته باشیم، بسیاری از کارهای روزانه ما تسهیل خواهد شد. اما حقوق کارمندی همیشه نمی‌تواند از عهده‌ی قیمت‌های بالای این گوشی‌ها برآید. به علاوه ما نمی‌توانیم دائماً گوشی عوض کنیم. پس چاره چیست؟ کلاً قید استفاده از تلفن همراه در کارهای روزانه را بزنیم؟
در این نوشتار برخی از کاربردهای ساده، اما مفید گوشی همراه در کارهایادآوری شده:
تجهیزات مورد نیاز
شما به یک گوشی با حداقل امکانات مثل یک دوربین ساده، امکان ضبط صدا، امکان تبادل پرونده (فایل) با بلوتوث نیاز دارید.
همچنین داشتن یک ابزارک بلوتوث ساده و ارزان قیمت (حدود 4000 تومان) برای نصب بر روی رایانه هم ضروری است.
بخش یادداشت ها (Notes)



معمولاً بسیاری از ما به این بخش مهم و البته ساده در گوشی خودمان توجه نمی‌کنیم. گاهی دلتان می خواهد در رایانه خود (که طبعاً امکان نوشتن در آن بسیار راحت‌تر از موبایل است) چیزی بنویسید و آن را به موبایل خود انتقال دهید، اما این کار زیاد هم ساده نیست. پیشنهاد می‌کنم در بخش یادداشت های (Notes) گوشی چیزی بنویسید و با بلوتوث آن را به موبایل انتقال دهید. حالا هر متنی را می‌خواهید از فایلهای متنی رایانه کپی کنید و در آن پرونده بچسبانید (Paste) کنید و سپس پرونده را بدون تغییر در فرمت آن ذخیره سازی کنید و مجدداً آن را با بلوتوث به موبایل منتقل سازید.
همچنین وقتی بیرون از اداره هستید و یک ایده‌ی خلاقانه یادتان می‌آید یا متن نامه‌ای را می‌خواهید بنویسید و بعداً از آن استفاده کنید، می‌توانید از همین تکنیک استفاده کنید. یعنی متن را در بخش یادداشت ها (Notes) بنویسید و بعد با استفاده از بلوتوث آن را به رایانه منتقل کنید و متن را به یک نرم افزار ویرایش متن مثل ورد مایکروسافت منتقل کنید.
(در سیستم عامل آندروید می توانید از نرم افزار (Inkpad) یا نرم افزارهای مشابه استفاده کنید.)
بلوتوث(Bluetooth)، معجزه‌ی ارتباطی



بلوتوث ابزار ارتباطی است که این روزها در اکثر گوشی های همراه وجود دارد، اما بسیاری از ما در تعاملات کاری آن را جدی نمی‌گیریم. ممکن است شرکت شما هم از ابزارهای نسبتاً گران بلوتوث استفاده کند که در یک گستره‌ی خاص فایل‌ها یا اطلاعات مورد نظر را به افراد حاضر در آن حیطه ارسال می کند (مثل نرم افزارهای ارسالی توسط بانک ها). اما چنانچه این ابزارها را در اختیار ندارید و یا قصد دارید علاوه بر آن قابلیت‌های بیشتری را بیآزمایید، پیشنهاد می‌کنم فیلم کوتاه معرفی شرکت خودتان(با فرمت3gp.که اکثر موبایل‌ها از آن استفاده می‌کنند)، تصاویر پس‌زمینه زیبا با نشان تجاری شرکت و یا سایر اطلاعاتی مورد نظرتان را همواره بر روی موبایل خود داشته باشید. در تعاملات روزانه با همکاران، مشتریان و دوستانی از سایر شرکت ها پیشنهاد کنید که آن پرونده ها را برایشان ارسال کنید. چنانچه اطلاعات شما جذابیت کافی داشته باشند، به زودی با دست به دست گشتن این پرونده ها در موبایل همکاران و دوستان، یک کمپین تبلیغاتی درست و حسابی به راه انداخته‌اید!

اسکن کردن اسناد و نامه‌ها بدون اسکنر

بسیاری مواقع لازم شده که یک مدرک یا نامه را اسکن کنم و آن را برای کسی ارسال کنم، اما به خاطر نداشتن اسکنر و نمابر(فکس) این کار امکان پذیر نبوده. راه حل ساده قضیه این است: با دوربین گوشی همراه از مدرک یا نامه عکس بگیرید. از طریق رایانامه (ایمیل) آن را برای فرد مورد نظر ارسال کنید و یا برای داشتن رونوشت (کپی) آن را پرینت کنید. همچنین با استفاده از سرویس فکس ویندوز به علاوه یک خط تلفن که به مودم رایانه وصل می شود، نامه یا مدرک مورد نظر را ارسال نمایید.
(در سیستم عامل آندروید می توانید از نرم افزار (Camscanner) یا نرم افزارهای مشابه استفاده کنید.)

برنامه ریزی کارها

من شخصاً در حالت معمول بسیاری از کارهایی را که قرار است در طول روز انجام دهم فراموش می کنم. روزگار نخ بستن به دور انگشت‌ها گذشته! در اکثر گوشی ها یک تقویم وجود دارد. البته متاسفانه اغلب این تقویم ها به صورت میلادی است. از روی تقویم رومیزی خود تاریخ صحیح میلادی را به دست بیاورید، مثلاً فرض کنید امروز اول ژانویه است و فردا دوم ژانویه. در تقویم گوشی روی آن روز بروید. حالا با فشردن دکمه گزینه ها (Options) گزینه ورودی جدید و سپس ثبت یادآور را انتخاب کنید. حالا عنوان کار و زمانی که می خواهید گوشی با زنگ زدن کار را به شما یادآوری کند را ثبت کنید. درست در زمانی که شما قطعاً یادتان نیست چه کاری را قرار بود انجام دهید، گوشی با زنگ زدن آن کار را به شما یادآوری خواهد کرد.


ارتباطات ایمیلی


ارتباطات از طریق رایانامه (ایمیل) همواره بخش مهمی از فعالیت های ارتباطی را تشکیل می دهد. خوشبختانه این روزها هر دو اپراتور موبایل کشور به اینترنت جی پی آر اس مجهز هستند (البته سرعت اپراتور دوم در این زمینه بسیار بهتر است). بسیاری از ما از خدمات یاهو و یا جیمیل برای ارسال و دریافت رایانامه استفاده می کنیم. راستش من یاهو را برای موبایل پیشنهاد نمی کنم، زیرا مصرف اینترنت آن بسیار بالاتر است و می تواند یک قبض سنگین را برایتان به ارمغان بیاورد. چنانچه کاربر جیمیل هستید پیشنهاد می‌کنم به آدرس (gsm.ir) بروید و نرم افزار ساده این تارنما برای ارسال و دریافت ایمیل با کمترین میزان مصرف اینترنت (به صورت متنی) را دریافت کنید. نرم افزار با جاوا نوشته شده و بر روی اکثر موبایل ها نصب می شود. با این کار همواره و در هر جایی به رایانشانی (ایمیل) خود دسترسی خواهید داشت. نرم افزارهای مشابهی نیز برای موبایل های پیشرفته تر وجود دارد که با یک جستجوی ساده در همین تارنما و یا تارنماهای مشابه می توانید به آن دست یابید.
فعالیت های مناسبتی

فراموش کردن مناسبت ها معمولاً می تواند دردسر ساز باشد و احتمال آن هم کم نیست! یکی از راه حل های خوب و کاربردی در این زمینه استفاده از تقویم موبایل است. متاسفانه تقویم خود گوشی ها معمولاً میلادی است و اگر هم شمسی باشد در آن خبری از مناسبت ها نیست. برای این کار به یکی از تارنماهای فارسی زبان مخصوص نرم افزار های گوشی همراه مثل (gsm.ir)، (ir-tci.org)، (irmob.com) و ... بروید و با جستجو بر اساس کلمه «تقویم» به علاوه «سال» مورد نظر (مثلاً 90 برای امسال) و با لحاظ کردن نوع گوشی و اندازه نمایشگر، تقویم مناسب برای گوشی خود را بارگذاری کنید (مثلاً: تقویم + 1390 + 340X230). با خواندن توضیحات قبل از دانلود مطمئن شوید که تقویم مورد نظر مناسبت های رسمی کشور را داراست.
حالا با استفاده از روشی که در بند (برنامه ریزی کارها) ذکر شد می توانید برای روز قبل از مناسبت یک یادآور (Reminder) برای خود تنظیم کنید تا از فراموش نشدن مناسبت ها مطمئن شوید.